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承認したなら承認者の責任!!書類の修正は主任や上長が行う!?

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「よし、この書類も仕上がったぞ!あとは…… 主任に回して副長に回して課長に回して部長に回せば終了だ!!」

 

 

承認行為というのは、先が見えない地獄ですよね。

 

担当が一生懸命せっせと作った書類は、主任に突き返されます。

そして主任のOKをもらった書類は、さらに上の上席者に突き返されます。

さらに上の上席者のOKをもらった書類は、もっともっと上の上席者に突き返されることでしょう。

 

ミスがあるなら直さなければならないのは分かります。

ですが、おかしな点が1つあります。

 

突き返された書類は、何故かすべて担当のところへ返ってくるのです!

 

実は、修正事項がある場合、最終承認者が修正するのがマナーです。

担当者が修正してはいけません(承認後に確認する必要はありますが)。

 

その理由とメリットについて見ていきましょう。

 

 

 

 

書類は最終承認者が修正するのがマナー!!

何故でしょうか?

 

答えは簡単です。

だって、最終承認者が「これでOK」と言って回覧しているんですから。

 

 

担当者→主任→課長→部長という回覧ルートを考えてみましょう。

 

まず、担当者は自身の考える100%の書類を持って主任へ回覧します。

 

ですが、まだまだ未熟な担当に対し、「ここはこうした方が〇〇だから、こう直してもらえる?」と主任さんは仰います。担当はなるほどと思い修正します。

 

そうして直した書類は、無事に主任の承認を受けて課長の元にいきます。

 

ですが、もっとベテランである課長は「実はここは〇〇だから、こっちにした方がいいんだぜ」と言う意見を持っていることでしょう。

再度書類の修正が発生します。

 

しかし、前の段階で主任が「俺はこれでOK!」と思っているからこそ課長に回覧するわけですよね。

 

ということは、この書類を修正しなければならない責任はこの主任が取るべきなんです。むしろ担当者が責任を取って修正するのはおかしいです。

 

もちろんこの課長が「俺はこれでOK!」した書類が部長にNGをくらったら、修正するのは課長です。だって課長がOKしたんですから。

 

 

最終承認者が修正することによるメリット① 書類の精度が上がる

それでは、最終承認者が修正することによるメリットを見ていきましょう。

 

1つ目のメリットは、書類の精度が上がります。

 

例えば、いつもは適当に書類を見ている主任さんも、上長にNGをもらったら自分が直さなければいけなくなります。

したがって、担当の作った書類に対するチェックは多少厳しめになるでしょう。

 

そうすると、担当もよく勉強したり入念にチェックを入れてから書類を回覧するようになるため、必然的に書類の精度が上がります。

 

もっと言えば、次回似たような書類を作る場合の精度も高まることでしょう。

 

担当からすればチェックが厳しいと思うかもしれませんが、このシステムでは主任のチェックが通ったらあとは修正の必要はありませんので、多少安心感があります。

 

 

最終承認者が修正することによるメリット② 書類の回転率が上がる

厳しいチェックにより、書類の回転率が下がるのではないかという懸念が出てきます。

 

しかし、実際には真逆のことが発生します。

書類の回転率は上がります。

 

理由はいくつか。

 

1つ目の理由は、メリット①に伴い書類の精度が高まるためです。

正しい書類を修正する必要はありませんよね。

 

2つ目の理由は、いわゆる「てにをは」や自身の趣味的なところを修正させる機会が減るからです。

ご自身の経験を振り返っていただくと、書類の修正には「上席者の趣味」が含まれていたという方がいらっしゃるでしょう。

それを修正させたいと思うことがあっても、1つ下の階級の人に修正させるのは気が引けます。いつもはすべて担当が修正していても、このシステムでは例えば部長が課長に「修正して」とは言いづらいですよね。

 

 

 

いかがでしょうか。

まだ導入している会社は少ないですが、責任の所在をハンコ文化で作っている以上、こういうことが起こるのは必然です。

 

あなたの会社では担当が修正する文化が根付いているかもしれませんが、それももうすぐ終わりの時がやってきますよ。

 

 

これからも新しいマナーを発信していきます!