あなたのマナーはもう古い!?新マナー集!

世間を変える新マナーを発信していきます!

Wordを捨てよ!すべての文書はExcelで作れ!!

f:id:sno_fra:20181014174625p:plain

 

「卍しま君!この報告書を作っておいてくれ」

「おいすー」

 

「げっ!このWord、改行すると滅茶苦茶になるぞ!?」

 

「言い忘れてたけど、それ明日までにお願い!」

「ファッ!?」

 

Wordはトラップの塊だと思います(経験談)。

特に忙しい時ほど、やつは巧妙で直しにくい罠を仕掛けていくのです。

 

しかしもうその心配はいりません。

 

最近の一流企業では、文書はすべてExcelで作るようになっています。

Wordは、誤動作というわけではありませんが、自身の思い描く挙動をしてくれないことが多いため、作業が非効率だという認識です。

 

それでは、文書をExcelで作成するメリットを見ていきましょう。

 

 

 

 

文書をExcelで作成するメリット① 文書の始まる位置を調整しやすい

Excelで文書作成をする場合、「行頭」の調整がしやすいです。

 

いやいや、Wordのルーラーとか段落とかインデントがあるでしょって?

確かに仰る通り、Wordにも便利な機能があるので、それらを用いて調整可能です。

 

しかし、細かな調整になればなるほど、直感的に作成することができないケースが多いです。最悪の場合、調整をしようとすればするほど、文書が乱れてしまう危険性もあります。

 

一方でExcelで文書を作成しようとすると、「行頭」はセルの列で調整することになります。↓ は参考です。

 

f:id:sno_fra:20181014175637p:plain

 

私は 列の幅を「4ポイント」にしています。

汎用性が高くてお気に入りです。

 

 

文書をExcelで作成するメリット② 表・グラフを編集しやすい

Excelの文書作成が本領を発揮するのは、表やグラフが混在した文書を作成する場合です。

 

WordにExcelのグラフを貼る必要は全くありません。

 

別シートにデータを管理しておけば、数字を更新するだけでいつでも同じフォーマットで表やグラフを更新することができます。

 

会議資料や定期報告書など、Wordで作成するよりもExcelのほうが時間短縮を図ることができます。

 

 

文書をExcelで作成するメリット③ 図を編集しやすい

「ここに矢印を入れて見やすくしたいなあ…(ぽち)」

 

「めっちゃズレるじゃん!!!」

 

Wordあるあるだと思いますが、Excelは優秀なソフトですのでズレずに図を挿入することができます。

 

f:id:sno_fra:20181014180859p:plain

 

しかも、セルがグリッド代わりになるため、キレイに挿入することができます!

 

 

 

いかがでしょうか。

 

Excelは非常に高機能で、使いやすく見た目もキレイに仕上がります。

ただちに変えるのは難しいですが、少しずつExcel化していくことを薦めます。

 

 

 

一方、Excelにも弱点があります。

それは印刷時の画像のズレです。

 

これを解消するには、図形を右クリックして「図形の書式設定」から

「セルに合わせて移動やサイズ変更をしない」を選択する必要があります。

 

f:id:sno_fra:20181014181146p:plain

 

これを知らずに「Excelって使えねー!」とか言い出すおっさんがいますが、正しく機能を把握すればこんなに頼もしい相棒はいません!

 

ぜひ活用していきましょう!