あなたのマナーはもう古い!?新マナー集!

世間を変える新マナーを発信していきます!

会議時間は15分!? 無駄な会議はさようならの時代へ!

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この会議、もう4時間経ってるのになんにも決まんねーよ……。


こんなのやる意味あるのかな……。

 

ないですね!もうご自身で結論出してるじゃないですか!

 

それでも会議をしたがる、ずるずると引き延ばしがちになるのは、

どうやら日本特有のようです。

 

このままでは、同業他社や国外の企業に後れをとるばかりです。


特に内輪の会議ならまだしも、お客様がいらっしゃるような場でずるずるといくのは
常識外れとしか言えません。

 

最近では業務効率化を国が推進しており、それに伴ってコンパクトな会議をするのがマナーとなっています。

 

 

 

 

会議時間は15分程度がマナー!!

フィンランドの会議時間は、日本の1/15程度と言われています。

 

突き詰めて無駄を省いていけば、この程度まで削減できるということですね。

 

では、会議時間をコンパクトにすべき理由と、どのようにすれば会議時間がコンパクトになるのか解説していきます。

 

 

会議時間をコンパクトにすべき理由

 

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すべては、仕事を効率的に行うためです。


以下のメリットがあります。

 

①会議時間が減り、その分他の業務ができる。

②話すべき要点が絞られるため、会議の内容が分かりやすくなる。

③寝ている上司にイラっとしなくなる。

何も決まらない、決まっていないということがなくなる。

 

 

①については、特にコメントの必要はありませんね。


4時間やっていた会議が10分で終わったら、

3時間50分違う仕事ができますね。

 

 

②です。会議時間は15分程度がマナーだと説明しました。


この15分会議を実現するには、内容を簡潔にしておく必要があります。


すると、余計な情報が極限まで消えるため、会議内容を理解しやすくなるのです。

 

 

③は省略。寝ている先輩はどうぞお帰り下さい☆

 

 

④については、ある程度条件が必要です。


後述しますが、会議テーマを決定できる裁量を持った人物がいれば、よりスムーズになるでしょう。

 


一方デメリットはありません!どんどん省力化しましょう。

 

一番いいのは会議がないことですね。

 

 


会議時間をコンパクトにする方法① 15分タイマーを設ける

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ここからは会議時間をいかに減らすか解説していきます。

 

人間は制限時間があると、そこに向けて猛烈な力を発揮します。


かの有名なGoogleでも採用されている方法ですが、

全員が見える位置にプロジェクター等で巨大な電子タイマーを映し出し、会議の時間を誰でも分かるようにし、きっちり15分で終えるのです。

 

Googleにならい、日本でも会議に巨大なタイマーを導入しましょう。

 

会議の都度プロジェクター等を準備するのが大変なら、手元にストップウォッチや携帯のアラームをセットするのもいいですね。

 

要するに、会議の参加者全員が時間意識を持つことが重要なのです。

 

 


会議時間をコンパクトにする方法② 議題リストと各議題の時間を決める

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決めておいた時間通りに、決めておいたことをする。


これだけで会議時間は短縮できます。

 

ただし、いきなり15分で議題を5個も6個も詰め込む奴はバカですね。

 

限られた時間の中で議題がたくさんあるときは、

本当にその議題を会議で取り上げる必要があるかを吟味すべきです。

 

私が以前所属していた企業では、教育計画として課のグループ会で法令教育等を実施しておりました。そこでは、延々とプロジェクターに映した文字を読むという、何が教育だかわからない光景が広がっていました。

 

例えば私の話であれば、会議で教育するのではなく「印刷またはメールで送った資料を読んどいてね」で済んだわけです。

 

本当に会議すべきことを考えれば、15分でも多いことだってあるでしょう。

 

 


会議時間をコンパクトにする方法③ 偉い人が時間内に方針を打ち出す

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あなたたちは、無事に15分で会議を終え、決まった内容について走り出したとしましょう!やった!あとは決まったことの通りにやるだけだ!!

 

ところがアホが現れます。

 

「これさー、こうやった方が良くない???」

 

黙れ殺すぞ。
などと言えればどんなに楽でしょう。

 

あなたは仕方なく内容を調整し、また会議を開くのでした。ちゃんちゃん。

 

 


本当に無駄だと思います!!

 

そこで、海外や日本の大手企業で一般的なのが、いわゆる決裁者を会議に同席させ、その場で今後の方針を決めてもらう手法です。

 

この方法ならば、例えば課長や部長が決定したからと反対意見も引っ込みますし、偉い人がご自分で決定したので、今更ひっくり返すということもありません。

 

言った言わないの話があったとしても、出席している色々な方が発言を覚えていらっしゃいますので問題ありません。

 

上席者は有効に活用しましょう!!

 

 

 

 

この時代、だらだら会議が横行している企業は三流以下です!!

 

本当は誰もやりたくないのに続ける会議。

もうここで終わりにしませんか?

 

 

 

いかがでしょうか。

もしあなたの企業が生産性のない会議を繰り返す企業ならば、社会的にマナー違反である傾向が見られます。

 

 

会議を否定するわけではありませんが、現在の日本にはびこる会議はダメです!

みんなが主体的に会議に参加できるよう、システムを改善しましょう!!

 

あと、アジェンダって言うのやめろ。日本語の方が3文字で終わって早いぞ。

 

 

 

今後も新しいマナーを発信していきます!!